PRIVACYBELEID

Neoderma Amsterdam B.V. — neoderma.eu
Van kracht vanaf 30 september 2026. Deze versie vervangt het Privacybeleid van 29 mei 2018.

1. Wie wij zijn

Neoderma Amsterdam B.V., Herengracht 280, 1016 BX Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 69831750 ("Neoderma", "wij"), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Voor elke vraag of elk verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via legal@neoderma.com of per post op het bovenstaande adres. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, aangezien wij daartoe niet verplicht zijn.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u neoderma.eu (de "website") bezoekt, een klantaccount aanmaakt, een bestelling plaatst, contact opneemt met onze klantenservice, deelneemt aan ons loyaliteitsprogramma of onze marketingcommunicatie ontvangt. Het is van toepassing op consumenten in Nederland, België, Luxemburg en Cyprus, de landen die door de website worden bediend.

3. Welke gegevens wij verwerken

• Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres.

• Bestelgegevens: bestelde producten, bestelnummer, prijs, informatie over levering en retourzending, facturen, correspondentie over de bestelling.

• Betaalgegevens: gekozen betaalmiddel en betaalstatus. Kaart- en bankgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverleners; wij ontvangen of bewaren geen volledige kaartnummers.

• Accountgegevens: e-mailadres voor het inloggen, wachtwoord (versleuteld), bestelgeschiedenis, opgeslagen adressen, voorkeuren.

• Klantenservicegegevens: de inhoud van uw e-mails, berichten en gesprekken met ons klantenserviceteam en met onze AI-klantenservice-assistent, en de informatie die u daarin verstrekt.

• Marketinggegevens: uw inschrijvingsstatus, registraties van toestemming, en de wijze waarop u met onze e-mails en sms-berichten omgaat (openen, klikken).

• Gegevens van het loyaliteitsprogramma: verdiende en ingewisselde punten, beloningen, doorverwijzingsactiviteit.

• Technische gegevens en gebruiksgegevens: IP-adres, type apparaat en browser, taal, bezochte pagina's, verwijzende website, datum en duur van uw bezoek, en het land dat uit uw IP-adres is afgeleid om de juiste winkel en taal voor te stellen.

• Cookiegegevens: zoals beschreven in artikel 9 en in ons Cookiebeleid.

4. Waarom wij uw gegevens verwerken en op welke rechtsgrond

Wanneer de verwerking op gerechtvaardigd belang berust, hebben wij beoordeeld dat uw belangen, rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan onze gerechtvaardigde belangen. U kunt een kopie van die beoordeling opvragen.

Het verstrekken van identiteits-, contact-, aflever- en betaalgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren; zonder deze gegevens kunnen wij uw bestelling niet verwerken. Alle overige gegevens worden vrijwillig verstrekt.

5. Wie uw gegevens ontvangt

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende categorieën ontvangers, en uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden.

• E-commerceplatform: Shopify International Limited (Dublin, Ierland), dat de website, de checkout en onze klantendatabase host. Shopify kan gegevens verwerken op infrastructuur in Canada en de Verenigde Staten (zie artikel 6).

• Betaaldienstverleners: Shopify Payments voor kaartbetalingen, iDEAL, Bancontact, Apple Pay en Google Pay; PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg); Klarna Bank AB (Stockholm, Zweden). Wanneer u voor PayPal of Klarna kiest, worden de voor de betaling vereiste gegevens doorgegeven aan die dienstverlener, die deze als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verwerkt overeenkomstig zijn eigen privacyverklaring. Klarna voert zijn eigen identiteits- en kredietbeoordeling uit.

• Orderafhandeling en retourzendingen: onze fulfilmentpartner in Nederland, die bestellingen opslaat, verpakt en verzendt en retourzendingen in ontvangst neemt; en, voor retourzendingen uit Cyprus, Neoderma Global Limited (Nicosia, Cyprus), een vennootschap van onze groep.

• Vervoerders: post- en koeriersdiensten, die uw naam, afleveradres, telefoonnummer en e-mailadres ontvangen voor de levering en voor leveringsmeldingen.

• Marketingplatform: Omnisend (Vilnius, Litouwen), voor marketing per e-mail en sms-bericht en voor segmentatie.

• Loyaliteitsprogramma: Smile.io Inc. (Kitchener, Canada), dat ons loyaliteitsprogramma uitvoert.

• Klantenservice: de aanbieder van onze AI-klantenservice-assistent, die op het Shopify-platform functioneert en uw gesprekken namens ons verwerkt.

• Analyse: Google Ireland Limited (Dublin, Ierland), voor Google Analytics 4, dat uitsluitend met uw toestemming wordt geactiveerd. IP-adressen worden door Google Analytics 4 niet opgeslagen; gegevens worden 14 maanden bewaard.

• Advertenties: Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Ierland), via de Meta Pixel en de Conversions API, die uitsluitend met uw toestemming worden geactiveerd. Voor het verzamelen en doorzenden van gegevens via de Meta Pixel zijn wij en Meta gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken; Meta is als enige verantwoordelijk voor elke daaropvolgende verwerking, zoals beschreven in het privacybeleid van Meta.

• Geolocatie: de aanbieder van onze geolocatieapplicatie (Orbe), die uw IP-adres kortstondig verwerkt om uw land vast te stellen.

• Toestemmingsbeheer: iubenda S.r.l. (Milaan, Italië), dat onze cookiebanner beheert en uw toestemmingskeuzes vastlegt.

• Groepsvennootschappen: Neoderma Switzerland GmbH (Zug, Zwitserland) en Neoderma Global Limited (Nicosia, Cyprus), voor zover zij klantenservice of administratieve diensten aan ons verlenen.

• Professionele adviseurs en autoriteiten: boekhouders, accountants, advocaten, en overheidsinstanties wanneer de wet verstrekking voorschrijft.

Dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten op grond van artikel 28 AVG. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

6. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Wanneer een ontvanger buiten de EER is gevestigd, baseren wij ons op een van de volgende waarborgen:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (Canada, voor Shopify Inc. en Smile.io Inc.; Zwitserland, voor Neoderma Switzerland GmbH);

• certificering onder het EU–US Data Privacy Framework (Shopify Inc., Google LLC en Meta Platforms, Inc., voor verwerking in de Verenigde Staten);

• de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

Een kopie van de desbetreffende waarborgen kan worden opgevraagd via legal@neoderma.com.

7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• Bestel-, factuur- en betaalgegevens: zeven jaar na afloop van het boekjaar waarin de bestelling is geplaatst (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen).

• Klantaccount: totdat u uw account verwijdert of na drie jaar zonder inlog of bestelling, waarna het account wordt verwijderd en bestelgegevens uitsluitend worden bewaard voor zover hierboven vereist.

• Correspondentie met de klantenservice, met inbegrip van gesprekken met de AI-assistent: twee jaar nadat de zaak is afgesloten.

• Marketinggegevens: totdat u zich uitschrijft of bezwaar maakt; uw e-mailadres wordt vervolgens op een uitsluitingslijst bewaard, uitsluitend om te waarborgen dat u geen verdere marketing ontvangt.

• Gegevens van het loyaliteitsprogramma: zolang u deelneemt, en één jaar daarna.

• Registraties van toestemming: zolang de op de toestemming gebaseerde verwerking voortduurt, en daarna zolang als nodig is om aan te tonen dat toestemming is gegeven.

• Analysegegevens: 14 maanden.

• Technische logbestanden voor beveiliging en fraudepreventie: twaalf maanden.

Gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer de termijn verstrijkt, tenzij een langere bewaartermijn vereist is op grond van de wet of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

8. Marketingcommunicatie

U ontvangt onze nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail of sms-bericht uitsluitend indien u zich daarvoor hebt ingeschreven, of indien u een bestaande klant bent en geen bezwaar hebt gemaakt. Elk bericht bevat een uitschrijflink. U kunt zich ook te allen tijde uitschrijven of uw voorkeuren wijzigen door te schrijven naar legal@neoderma.com. Uitschrijving heeft geen gevolgen voor communicatie over bestellingen, die wij moeten verzenden om de overeenkomst uit te voeren.

9. Cookies en soortgelijke technologieën

De website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, met inbegrip van de cookie die uw keuze voor winkel en taal opslaat, worden zonder toestemming geplaatst. Analytische cookies, advertentiecookies en andere niet-essentiële cookies worden pas geplaatst nadat u toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner, die door iubenda wordt beheerd. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of wijzigen via de link "Cookievoorkeuren" in de voettekst van de website. Volledige informatie over de gebruikte cookies, hun aanbieders en hun looptijd is opgenomen in ons Cookiebeleid, dat toegankelijk is via de voettekst.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Onze instrumenten voor fraudepreventie kunnen een bestelling markeren voor handmatige beoordeling door ons team; het besluit wordt door een persoon genomen. Klarna voert zijn eigen geautomatiseerde beoordeling uit wanneer u ervoor kiest met Klarna te betalen, zoals beschreven in de privacyverklaring van Klarna.

11. Uw rechten

U hebt recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren en ontvangst van een kopie daarvan;

• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• wissing van uw gegevens, indien aan de voorwaarden van artikel 17 AVG is voldaan;

• beperking van de verwerking, indien aan de voorwaarden van artikel 18 AVG is voldaan;

• ontvangst van uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en overdracht daarvan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (overdraagbaarheid), indien de verwerking op toestemming of een overeenkomst berust;

• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang; wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, staken wij deze zonder uitzondering;

• intrekking van uw toestemming op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar legal@neoderma.com of naar het postadres in artikel 1. Wij reageren binnen één maand, welke termijn bij complexe verzoeken met twee maanden kan worden verlengd, en kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren. De uitoefening van uw rechten is kosteloos.

U hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Indien u in België, Luxemburg of Cyprus woont, kunt u zich in plaats daarvan wenden tot respectievelijk de Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, de Commission nationale pour la protection des données of het Office of the Commissioner for Personal Data Protection.

12. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en vernietiging, waaronder TLS-versleuteling van al het verkeer naar de website, versleutelde opslag van wachtwoorden, op rollen gebaseerde toegang tot klantgegevens, en betalingsverwerking door PCI DSS-gecertificeerde dienstverleners. Geen enkele verzending via het internet is volledig veilig; u bent zelf verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van uw inloggegevens.

13. Minderjarigen

De website is bestemd voor personen van 18 jaar of ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Indien u van mening bent dat een minderjarige ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.

14. Websites van derden en sociale media

De website kan links bevatten naar websites van derden en naar socialemediaplatforms. Op hun verwerking van uw persoonsgegevens is hun eigen privacybeleid van toepassing, waarvoor wij niet verantwoordelijk zijn. Indien u op sociale media met onze pagina's interageert, verwerkt het platform uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig zijn eigen voorwaarden.

15. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid wijzigen om wijzigingen in de wetgeving, in onze verwerking of in onze dienstverleners weer te geven. De actuele versie, met de datum van inwerkingtreding, is steeds beschikbaar op de website. Wezenlijke wijzigingen worden aangekondigd op de website of, waar passend, per e-mail.

16. Contact

Neoderma Amsterdam B.V.
Herengracht 280
1016 BX Amsterdam
Nederland
E-mail: legal@neoderma.com
Telefoon: +31 20 225 1202